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随着世界重新开放,许多公司渴望重返常规节目。他们要求劳动力返回办公室并参加面对面的会议。但是,在过去两年中,许多组织都发现了一些有趣的东西。他们了解到,在家工作时,他们的员工更加敬业,更快乐和富有成效。无论您的公司是否已决定允许所有员工远程工作或维持混合劳动力,仍有定期会议以保持团队的联系和动机。和视频电话会议成为沟通和协调所必需的。

不幸的是,视频电话会议成为嘲笑的话题。会议参与者花费太多时间来弄清视频会议技术,技术故障和音频问题。而且,当然,我们都看过混乱的视频会议的有趣视频,某人的宠物,孩子或惊讶的室友突然出现在屏幕上。一些员工无法理解基本的视频会议呼叫礼节。

几乎没有干扰和不当行为会导致会议不起作用。幸运的是,有多种方法可以最大程度地减少常见分心和不当行为的风险。您可以通过以下方式进行更多富有成效的电话会议:

执行视频会议政策

如果视频电话会议是您新常态的一部分,则应制定概述实践,过程和要求的政策。这应该包括所需的硬件和安装软件,以便每个参与者在加入呼叫之前都知道技术要求。您的政策还应包括您是否需要员工戴上内置麦克风和降噪技术的耳机。您是否会制定着着装要求,这对于经常在视频电话会议中包括客户包含客户的团队很常见吗?您会严格考虑让室友和宠物出现在后台吗?您是否有规则不允许会议参与者记录会议并在其他平台(特别是社交媒体)上分享?

理想情况下,每个人都应该拥有此政策的副本或可以在线访问它。列出所需软件(例如视频会议平台,屏幕共享应用程序,协作工具或录制软件)时,提供了下载站点的链接以及安装说明。

讨论视频会议礼节

由于视频会议对许多人来说是新的领域,因此请不要以为每个人都立即意识到视频会议的礼节并自然而然地对其进行练习。这些可以与视频会议策略一起列出。在每次通话开始时迅速提及它们,例如在不说话时静音,正确地将相机框在脸上,使用正确的照明以及最大程度地减少干扰。一些会议主持人会告诉参与者在结束之前保持问题,或建议您在聊天框中键入问题,以便以后再解决。

总是有议程

无论是快速办理登机手续还是集思广益的会议,所有视频电话会议都应有一个议程。即使是快速的团队办理登机手续也会变得更加有效,富有成效,并且在准备和正确做好时不会浪费时间。在大家参加会议之前,请准备好办理登机手续问题。通过让参与者知道呼叫的目的以及会议将持续多长时间来设定期望。如果视频电话会议的原因是进行更大,更长的讨论,请事先向每个参与者发送一份议程的副本。

如果您有兴趣进行对话或需要有关上述主题的更多信息,请告诉我。发现电话永远不会有任何费用,您可以在此处安排:https://calendly.com/inscapegreg/intro

我期待与您聊天。

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Greg Nichvalodoff,理由师。BM(荣誉),MBA,PCC,CMC
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